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十条建议,助你高效沟通

2019-08-23  lindan9997

    为何这么多受过良好教育、才能出众的人会忽视沟通?

    原因很简单:领导们没察觉到当前的沟通不畅,所以便认为自己的团队没有沟通问题。

    领导者所处的地位使他们不仅能看到公司的长期愿景和高层运作,还能清楚地看见公司的其他方面。然而,他们忘记了这种全面视角是来自于自己所处的地位,其他人并没有这种有利视角。

    看见的越多,看不见的也越多,这一颇具讽刺性的盲点便是他们所处的地位所造成的。

    想想看,你是否曾听过这种说法:领导与团队“脱节”,不知道“实际情况”,或是“痴心妄想”。其实这是许多团队和组织中都存在的问题。

    问题是如何发生的?

    领导者不是故意不了解团队的内部工作情况,只是在不知不觉与团队脱节。

    对于此类盲点,只有真正积极主动的领导者才能有所识别并加以避免。

    01.理解沟通的真谛

    领导者时时刻刻都在传递信息。

    领导者总是受人关注。你说的每一句话,你与他人的每一次互动,你做的每一个面部表情,都将被人仔细观察,并在脑海中重演。

    人们会观察领导者的反应——赞成或不赞成——然后根据这些反应调整自己的行为。

    你需要认识到这一情况,确保传递出你想要传递的信息,因为在他人眼中,你时时刻刻都在传递信息。

    你可通过在日常沟通方式中稍显差异来强调特定的消息。例如,如果你平日总是轻声细语,有一天却生气大叫,人们肯定会记住。

    行为不一、反复无常的领导者则会传递出不一致的信息,平添不必要的摩擦和混乱。沉稳持重的领导者则通过每个动作传递出一致的消息,以此强化自己的团队共识,只在极少数情况下一反常态,着重强调某一点信息。

    02.你传达的信息会很快被曲解

    无论使用何种媒介,你所发送的任何信息几乎都会被立即曲解。

    因为这个过程受到太多因素的干扰,如你的语调、对方的心情、你使用的词汇、你的面部表情、肢体语言、你与对方的过往等等。

    这还只是与一个人沟通,想想每天有千千万万的人与他人沟通千千万万次。

    当你表达的信息在公司中传递时,各种因素将导致它变得模糊不清,直到它变得不同于你原本表达的意图或信息。就像多人参与的传声筒游戏一样。

    因此,理解并接受信息被稀释的过程至关重要。

    03.避免信息被稀释

    如何防止信息被稀释呢?只能一遍又一遍地不断重复。

    这是提高信噪比最有效的方法。

    人们每天都会收到很多信息,想想任何一个工作日中的所有电子邮件、聊天消息、广告、面对面聊天便可知道。信息太多,人们无法集中注意力,便会将信息遗忘在日常忙碌中。

    唯一能被人们注意到的信息便是他们认为重要的信息,即不可忽视的信息。不断重复信息的领导者就像扬声器一般,暗示着人们他的信息值得留意。

    人们需要被提醒。如果他们看到一条消息一次又一次地出现,他们便会注意到它。换言之,他们更有可能记住重复的消息。

    重复消息可能看起来是过度沟通,但它有助于澄清情况、减少错误的理解。

    04.创造出一些令人难忘的词句和团队“梗”

    起初,这些短语或许看起来像是笨拙或虚伪的陈词滥调,但很快你会发现,它们变成了团队的口头禅和指导原则。

    这些短语将被你的团队和其他人接纳,并成为他们的常用语。由此,他人开始重复,自然而然地进一步强化了信息。

    05.使用多种媒介

    如果你与他人当面讨论了某一事情,记得补发一份邮件给他,并在邮件中重述同样的信息。

    发送邮件后,再请他们重复自己对信息的理解,如要求他们向他人进行重述或解释。如果信息不一致,你便有机会澄清误解。

    06.信息须明确

    误解往往起源于消息接受者的理解与发送者的想法不同。当信息不完整时,人们会根据自己的理解、经验和偏见来填补空白。由于每个人都不同,这种不一致的理解便非常容易导致信息被错误传达。

    通过使用精确的词汇和语言,便可避免这种情况发生。所以,信息须明确。笼统的语言有太多解读和误解的空间。

    例如,针对一个糟糕的采购决定,不要只简单地说它是个“差劲的决定”,而应当说“决定购买这个是不明智的,因为这并不符合我们当前的预算”。

    第一个说法会让人对糟糕的原因浮想联翩,而第二个说法则具体说明了原因,且避免了他人在将来继续犯同样的错误。

    07.只说好事并不是好事

    要敢于说出坏消息。有时候,由于你将表达的信息会让他人失望,所以你感到难以启齿。

    软弱的领导者会对这些问题避而不谈,希望能不了了之。他们担心任何一丁点消极的思维和想法都会伤害团队,所以极力避免这种问题。

    他们往往不会直接说出坏消息,而是试图成为大家的开心果,对负面信息轻描淡写,最终都无法坦率直言。

    这是不对的:问题不会因为你不解决它而消失。相反,有时候你能做的最积极的事情就是直接说出负面问题。

    08.沉默非金

    沉默本身就是一种信息,且人们会自动填补沉默带来的空白并向他人转述,由此便会导致沟通不畅。我相信你也曾散播未经证实的传言,想知道潜在的变化可能是什么——是裁员?或是重组?而这些传言会损害组织的效率。

    当详细而明确的信息缺失,就必然会发生无效的沟通。

    想要阻止传言,禁止人们谈论传言是没用的,只能尽快正视并解决人们正在议论的问题。

    记得重复地明确传达你想传达的信息,如果出现问题,一定要在传言四起之前尽快解决。

    时间拖得越久,沟通越有可能更无效。

    09.别做三明治

    人们常用一种名为“三明治技巧”的方法来传达管理层和他人提出的批评意见。

    即先说正面反馈信息,然后传达负面反馈,最后以一些正面反馈结尾。这一做法的目的是减弱负面反馈带来的打击,让负面信息更容易被接受。

    千万不要这样做。

    自相矛盾的说法会被人误解,因为它分散了信息接受者的注意力,使他们不能集中关注原本想要传达的信息。

    许多人在被解雇时感到非常吃惊,除非他们早就知道自己表现不佳。

    问题就出在经验不足的管理者身上。他们常用“三明治技巧”来告知员工的不良表现,因此,员工以为不是大问题的问题却成了压死骆驼的最后一根稻草。

    在这种情况下,人们只会关注正面的消息,因为他们认为在正面反馈面前,负面反馈并不重要。

    三明治技巧还滥用了人的记忆规律,因为人总是更容易记住接收到的第一条信息和最近接收到的信息。消极反馈被放在中间,则会让人从心理上很难记住,因为人的大脑天生如此。

    因此,要直接一致地传递出详细明确的信息,不要做三明治。

    10.克服沟通障碍

    即使你认为你与某人关系要好,但碍于你的权威,他所说的观点总会有所保留。

    与领导者沟通本来就十分困难,所以不要人为地让沟通变得更难。

    通过以下几个方法,你能减缓与你交流的人所感到的冲突。

    设立开放政策。在公开和私下场合告诉大家,你希望人们接近你并主动提出一些反馈,或去你的办公室和你聊天。

    认识到开放政策的不足。出于各种原因,如害羞、忙碌,很多人根本就不会主动找你。所以除了开放政策外,还要安排一个特定的时间来听听别人的想法和意见。在推动沟通上,你千万不可消极应付,开放政策只是你最低限度能做到的事情罢了。

    去除物理障碍。在员工愿意走进你的办公室之后,办公桌是降低沟通效率的第二大障碍。一般典型的办公室都是这样布局的:中央摆着一张桌子,靠门一侧放着一把客用椅子。这种布局在你和对方之间制造了一个真实存在的物理障碍,且桌上的其他物件——通常是显示器——还会进一步强化这个障碍。

    因此你需要打破这个障碍。将你的桌子靠墙摆放,下次进你办公室的人便可坐在你面前与你沟通。同时,记得把咖啡杯放在一旁。

    走出办公室。人们一般将他人的办公室视为对方领土,心理上不愿跨过门框这个分界点,仿佛就像进了虎穴一样。

    在办公室内,主人拥有明显的权威,沟通就像隔了一层透明的玻璃,只能勉强进行。因此,你不太可能在办公室内与他人有效沟通。

    如何解决这一问题呢?只能是走出办公室,去对方的办公室谈话,或者与他们一起喝咖啡、吃午饭。

    直接与对方沟通。如果你想听某人的观点,直接明确地去问他们本人就好。可以定期通过不同的方式询问,如当面聊天或邮件等。每个人使用每个沟通媒介都有一个舒适度,找到对他来说最好的舒适度即可。

    建立亲密关系。当与你沟通的人感到舒适、安全时,你更容易收到诚实的反馈和可靠的信息。如果你们的沟通局限于工作任务,你很难建立起这种安全感和同事友谊。

    通过和同事寒暄、询问他们的工作进展,或是他们在周末干了什么,和他们建立友谊,甚至不是自己部门的同事都可以。

    避免各自为政。现在有这样一种情况:许多小组以隐私、安全或其它因素的名义,开始各自为政,隔绝他人的关注和联系。在很多情况下,这样做是有充分理由的,然而,这样容易形成一个具有排他性的小圈子或发展成一个小型王国。渐渐地,这些小团体开始独立运作,造成沟通不畅,使得高效运作的组织更难传达准确的信息。

    有效沟通纵然难以实现,但绝非不可能实现。领导者通过稍微改变自己的行为和整个环境,便可逐渐形成巨大的影响力。

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